Collaborateurs et permissions
Une organisation peut avoir plusieurs personnes qui y travaillent. Le propriétaire invite qui il veut, décide jusqu'où va chacune et sur quels canaux elle peut publier. Qui entre garde la sienne : en acceptant l'invitation, elle passe dans la nouvelle, puis bascule de l'une à l'autre avec le sélecteur du menu latéral.
Sur cette page
L'essentiel
- Ouvrez Paramètres › Organisation et appuyez sur Inviter un collaborateur.
- Écrivez l'E-mail de la personne.
- Dans Permissions, choisissez Opérateur ou Gestionnaire.
- Dans Canaux, laissez Tous les canaux ou choisissez Seulement ceux que je coche et cochez les siens.
- Appuyez sur Envoyer l'invitation : elle reçoit un e-mail avec le bouton Accepter l'invitation.
Tout se fait depuis Paramètres › Organisation, que seul le propriétaire voit.
- Identité : le nom de l'organisation.
- Personnes ayant accès, en commençant par le propriétaire.
- Inviter un collaborateur.
- Modifier les permissions et Retirer l'accès, sur la ligne de chaque collaborateur.
- Invitations en attente.
- Rôles et portée : ce qu'atteint chaque niveau.
Les deux niveaux d'accès
En invitant quelqu'un, vous choisissez un des deux niveaux : Opérateur ou Gestionnaire. Il peut être changé à tout moment par la suite. Au-dessus des deux se trouve le propriétaire, un seul par organisation, qui ne se choisit pas à l'invitation.
| Quoi | Propriétaire | Gestionnaire | Opérateur |
|---|---|---|---|
| Accueil, Créer une offre, les éditeurs de modèle et d'image, la file et la publication automatique | Oui | Oui | Oui |
| Assistance, Manuel et Nouveautés | Oui | Oui | Oui |
| Le bot Telegram, depuis son propre chat | Oui | Oui | Oui |
| Mon compte : son e-mail, son mot de passe, ses comptes liés | Oui | Oui | Oui |
| Abonnement : voir le forfait et ce qui reste de chaque limite | Oui | Oui | Oui |
| Souscrire, changer de forfait, acheter du solde, voir les montants et les factures | Oui | Non | Non |
| Message, Affiliation et Région | Oui | Oui | Non |
| Canaux : modifier, réorganiser et vérifier les permissions | Oui | Oui | Non |
| Canaux : créer, archiver, récupérer et supprimer | Oui | Non | Non |
| Telegram (le jeton et le bot de contrôle), Amazon et AliExpress | Oui | Non | Non |
| Organisation : inviter, changer les permissions, retirer des accès et la renommer | Oui | Non | Non |
| Sur quels canaux | Tous | Tous ou ceux attribués | Tous ou ceux attribués |
Ce qu'un niveau n'atteint pas n'apparaît même pas : l'index de Paramètres ne liste que les sections de chacun.
Le bot Telegram, chaque personne l'utilise dans son propre chat, avec les canaux qu'elle atteint, quand le propriétaire l'a allumé et qu'elle a associé son compte Telegram : c'est expliqué dans Bot de Telegram.
Il n'y a qu'un seul propriétaire et il ne se cède pas depuis ici. L'organisation ne se supprime pas séparément : elle part avec le compte de son propriétaire, depuis Mon compte › Supprimer le compte. Ce qui est à chaque personne — son e-mail, son mot de passe, ses comptes liés et sa langue — est expliqué dans Accès et compte, quelle que soit l'organisation dans laquelle elle travaille.
Canaux attribués
Choisir Tous les canaux ne fige pas la liste : qui entre ainsi atteindra aussi les canaux que vous créerez plus tard, sans que vous ayez à revenir à ses permissions.
À qui n'a que quelques canaux précis, l'application ne montre que ceux-là : dans le sélecteur de canal, dans la file, dans la publication automatique — où elle ne voit que les profils dont elle atteint tous les canaux — et dans la liste des canaux. Les autres n'existent pas pour cette personne.
Un canal archivé porte l'étiquette Archivé dans la fenêtre d'invitation et dans celle de Modifier les permissions, et « (archivé) » à côté de son nom dans la ligne de la personne à qui il est attribué : l'attribution est conservée et redevient valable quand vous le récupérez depuis Canaux.
Si l'on vous attribue des canaux et qu'aucun d'eux n'est plus disponible — ou qu'on ne vous en a pas encore attribué — l'application vous le dit et vous demande d'en parler à la personne qui administre l'organisation, au lieu de vous montrer des écrans vides.
Inviter un collaborateur
Inviter un collaborateur, dans l'en-tête de la liste des personnes, ouvre une fenêtre avec trois champs :
| Champ | Description |
|---|---|
| E-mail de la personne | L'adresse à laquelle arrive le lien. L'invitation ne vaut que pour elle. |
| Permissions | Opérateur (par défaut) ou Gestionnaire, chacun avec une ligne qui dit ce qu'il atteint. |
| Canaux | Tous les canaux (par défaut) ou Seulement ceux que je coche ; avec la seconde option, la liste Canaux attribués apparaît pour les cocher. |
Combien de personnes peuvent y travailler
C'est le forfait qui le décide, en comptant le propriétaire et les invitations en attente : avec le forfait gratuit et Solo, une personne — c'est-à-dire sans collaborateurs — ; avec Creador, 4 (extensible à 12) ; avec Agencia, 12 (extensible à 100). Avec toutes les places occupées, Inviter un collaborateur apparaît désactivé et dessous on indique quel forfait l'étend. Abonnement et crédits l'explique.
La place est prise au moment d'envoyer l'invitation et se libère si elle expire. On ne peut pas inviter l'adresse du propriétaire, ni quelqu'un qui collabore déjà, ni une adresse qui a déjà une invitation en attente.
Si l'e-mail ne part pas
Un échec de livraison ne perd pas l'invitation : elle reste en attente dans la liste et vous pouvez la renvoyer de là le lendemain, ou l'annuler et inviter de nouveau cette adresse sur-le-champ.
Invitations en attente
Les invitations vivantes apparaissent dans leur propre liste, avec leur niveau, leurs canaux et la date d'envoi. Celles que personne n'a encore acceptées portent l'étiquette Non acceptée.
| Action | Ce qu'elle fait | |
|---|---|---|
| Renvoyer l'invitation | Renvoie l'e-mail avec un nouveau lien et renouvelle le délai. Le lien précédent cesse de valoir. Cela ne crée pas une deuxième invitation, et on ne peut la renvoyer qu'une fois par jour. | |
| Annuler l'invitation | Invalide le lien. Qui l'a en main ne pourra plus l'utiliser. Une confirmation est demandée avant. |
Une invitation expire au bout de sept jours. Quand cela arrive, elle reste visible dans la liste, marquée Expirée, et il suffit de la renvoyer.
Petits caractères : ce que dit l'e-mail et combien de temps l'adresse est conservée
L'e-mail que reçoit la personne invitée dit qui l'invite, d'où vient son adresse et combien de temps elle est conservée : l'adresse est effacée 30 jours après que l'invitation est acceptée, annulée ou expirée.
La section Organisation
En haut se trouve la carte Identité, avec le Nom de l'organisation : c'est celui qui apparaît dans le sélecteur des personnes qui y travaillent, il vaut donc mieux qu'il dise quelque chose, comme le nom de votre marque ou de votre client.
En dessous, Personnes ayant accès, en commençant par le propriétaire. Pour chacune, on voit son nom, son adresse e-mail, son niveau, ses canaux et depuis quand elle est entrée.
| Action | Ce qu'elle fait | |
|---|---|---|
| Modifier les permissions | Ouvre le niveau et les canaux de cette personne. Le changement s'applique à son action suivante, sans qu'elle ait à se reconnecter. | |
| Retirer l'accès | Lui retire l'organisation, après confirmation. Son compte n'est pas touché, ce qu'elle a publié reste où c'est, et vous pouvez inviter à nouveau cette personne quand vous voulez. |
Collaborateurs suspendus par le forfait
Quand vous descendez de forfait, celui qui n'entre plus devient Suspendu par le forfait, avec son niveau et ses canaux conservés, sans accès à l'organisation. Quand une place se libère de nouveau — en montant de forfait ou en achetant une personne supplémentaire —, la liste indique combien vous pouvez en réactiver et vous choisissez qui avec le bouton Réactiver. L'application ne réactive jamais personne d'elle-même.
Accepter une invitation
L'e-mail s'intitule « [qui vous invite] vous a invité à l'organisation … sur Codingram », indique le niveau, les canaux et jusqu'à quand elle vaut, et contient le bouton Accepter l'invitation.
Si vous le recevez, vous devez vous connecter à Codingram — avec votre compte habituel, ou en en créant un — et ouvrir le lien. Si vous l'ouvrez sans être connecté, l'écran de connexion indique déjà quelle organisation vous invite et vous demande d'utiliser l'adresse à laquelle l'invitation est parvenue, puis, une fois connecté, vous y revenez.
L'ouvrir ne vous fait entrer nulle part : la page Invitation indique de quelle organisation il s'agit, avec quel niveau et sur quels canaux, et demande d'appuyer sur Accepter l'invitation (ou Pas maintenant). En acceptant, vous entrez directement dans cette organisation, avec un avertissement qui le confirme ; pour revenir à la vôtre, utilisez le sélecteur.
L'adresse e-mail fait foi
L'invitation ne peut être acceptée que depuis un compte ayant confirmé cette même adresse. Renvoyer le lien à quelqu'un d'autre ne lui sert à rien.
Si votre compte a une autre adresse, la page vous le dit et vous mène à Mon compte pour ajouter celle qui a été invitée et la confirmer : l'invitation reste valable entre-temps.
La page vous dit aussi si l'invitation n'existe pas, a expiré, a été annulée ou a déjà servi, et si l'organisation n'a plus de place parce que son forfait a changé après votre invitation.
Changer d'organisation
Quand vous en atteignez plus d'une, le menu latéral affiche le bloc Organisation active, au-dessus de celui de canal.
Celle que vous choisissez est l'organisation active, et c'est sur elle que travaille tout le reste : Créer une offre, les éditeurs, la file et la publication automatique. Chaque personne a son propre canal actif dans chaque organisation : passer de l'une à l'autre vous ramène donc au canal où vous étiez la dernière fois que vous y avez travaillé, et deux personnes de la même organisation ne se marchent jamais sur le canal.
Le choix est mémorisé d'une session à l'autre.
Vous ne pouvez pas quitter seul une organisation qui n'est pas la vôtre : si vous voulez la quitter, demandez à son propriétaire de vous retirer l'accès depuis la section Organisation.
Si l'on vous retire l'accès
Dès que le propriétaire vous le retire — ou que le forfait vous suspend —, votre action suivante vous ramène à votre organisation avec un avertissement. Il n'est pas nécessaire de vous déconnecter. Il en va de même si le propriétaire supprime son compte : l'organisation disparaît avec lui, et l'avertissement vous indique qu'elle n'existe plus. Si c'est vous qui supprimez votre compte, Supprimer le compte explique ce qui se passe.
Avec plusieurs onglets ouverts
L'organisation active est la même dans tous vos onglets. Si vous changez dans l'un, les autres continuent d'afficher la précédente jusqu'à ce que vous les rechargiez, et n'enregistrent rien : en cliquant sur Enregistrer dans l'un d'eux, vous voyez « Rien n'a été enregistré », avec l'indication de l'organisation ou du canal de chaque onglet et le bouton Recharger. Ce que vous aviez modifié reste à l'écran, vous pouvez donc retourner dans l'organisation de cet onglet et enregistrer de nouveau. Il en va de même pour le canal dans la file, la publication automatique et les éditeurs.
