Collaborateurs et permissions

Inviter et répartir les permissions se fait depuis Paramètres › Organisation, et cette partie, seul le propriétaire la voit. En haut de l'écran, Vos organisations est visible par tout le monde.

Les deux niveaux d'accès

En invitant quelqu'un, vous choisissez un des deux niveaux : Opérateur ou Gestionnaire. Il peut être changé à tout moment par la suite. Au-dessus des deux se trouve le propriétaire, un seul par organisation, qui ne se choisit pas à l'invitation.

Ce qu'un niveau n'atteint pas n'apparaît même pas : l'index de Paramètres ne liste que les sections de chacun.

Le bot Telegram, chaque personne l'utilise dans son propre chat, avec les canaux qu'elle atteint, quand le propriétaire l'a allumé et qu'elle a associé son compte Telegram : c'est expliqué dans Bot de Telegram.

Il n'y a qu'un seul propriétaire et il ne se cède pas depuis ici. Votre organisation principale ne se supprime pas séparément : elle part avec votre compte, depuis Mon compte › Supprimer le compte. Une organisation supplémentaire, elle, se supprime toute seule : Supprimer une organisation supplémentaire l'explique. Ce qui est à chaque personne — son e-mail, son mot de passe, ses comptes liés et sa langue — est expliqué dans Accès et compte, quelle que soit l'organisation dans laquelle elle travaille.

Canaux attribués

Choisir Tous les canaux ne fige pas la liste : qui entre ainsi atteindra aussi les canaux que vous créerez plus tard, sans que vous ayez à revenir à ses permissions.

À qui n'a que quelques canaux précis, l'application ne montre que ceux-là : dans le sélecteur de canal, dans la file, dans la publication automatique — où elle ne voit que les profils dont elle atteint tous les canaux — et dans la liste des canaux. Les autres n'existent pas pour cette personne.

Un canal archivé porte l'étiquette Archivé dans la fenêtre d'invitation et dans celle de Modifier les permissions, et « (archivé) » à côté de son nom dans la ligne de la personne à qui il est attribué : l'attribution est conservée et redevient valable quand vous le récupérez depuis Canaux.

Si l'on vous attribue des canaux et qu'aucun d'eux n'est plus disponible — ou qu'on ne vous en a pas encore attribué — l'application vous le dit et vous demande d'en parler à la personne qui administre l'organisation, au lieu de vous montrer des écrans vides.

person_add Inviter un collaborateur

Inviter un collaborateur, dans l'en-tête de la liste des personnes, ouvre une fenêtre avec trois champs :

La place est prise au moment d'envoyer l'invitation et se libère si elle expire. On ne peut pas inviter l'adresse du propriétaire, ni quelqu'un qui collabore déjà, ni une adresse qui a déjà une invitation en attente.

Invitations en attente

Les invitations vivantes apparaissent dans leur propre liste, avec leur niveau, leurs canaux et la date d'envoi. Celles que personne n'a encore acceptées portent l'étiquette Non acceptée.

Une invitation expire au bout de sept jours. Quand cela arrive, elle reste visible dans la liste, marquée Expirée, et il suffit de la renvoyer.

corporate_fare La section Organisation

En haut se trouve la carte Identité, avec le Nom de l'organisation : c'est celui qui apparaît dans le sélecteur des personnes qui y travaillent, il vaut donc mieux qu'il dise quelque chose, comme le nom de votre marque ou de votre client.

En dessous, Personnes ayant accès, en commençant par le propriétaire. Pour chacune, on voit son nom, son adresse e-mail, son niveau, ses canaux et depuis quand elle est entrée.

Collaborateurs suspendus par le forfait

Quand vous descendez de forfait, celui qui n'entre plus devient Suspendu par le forfait, avec son niveau et ses canaux conservés, sans accès à l'organisation. Quand une place se libère de nouveau — en montant de forfait ou en achetant une personne supplémentaire —, la liste indique combien vous pouvez en réactiver et vous choisissez qui avec le bouton Réactiver. L'application ne réactive jamais personne d'elle-même.

Accepter une invitation

L'e-mail s'intitule « [qui vous invite] vous a invité à l'organisation … sur Codingram », indique le niveau, les canaux et jusqu'à quand elle vaut, et contient le bouton Accepter l'invitation.

Si vous le recevez, vous devez vous connecter à Codingram — avec votre compte habituel, ou en en créant un — et ouvrir le lien. Si vous l'ouvrez sans être connecté, l'écran de connexion indique déjà quelle organisation vous invite et vous demande d'utiliser l'adresse à laquelle l'invitation est parvenue, puis, une fois connecté, vous y revenez.

L'ouvrir ne vous fait entrer nulle part : la page Invitation indique de quelle organisation il s'agit, avec quel niveau et sur quels canaux, et demande d'appuyer sur Accepter l'invitation (ou Pas maintenant). En acceptant, vous entrez directement dans cette organisation, avec un avertissement qui le confirme ; pour revenir à la vôtre, utilisez le sélecteur.

La page vous dit aussi si l'invitation n'existe pas, a expiré, a été annulée ou a déjà servi, et si l'organisation n'a plus de place parce que son forfait a changé après votre invitation.

workspaces Vos organisations

En haut de Organisation se trouve la liste Vos organisations : toutes celles auxquelles vous accédez, les vôtres d'abord, puis celles où vous collaborez. Pour chacune, vous voyez le nom, votre rôle (Propriétaire, Gestionnaire ou Opérateur) et, pour les vôtres, le forfait, sauf pour une organisation gelée, qui n'en a plus. Celle que vous avez ouverte porte la pastille Vous êtes ici, et votre principale, la pastille Principale : c'est celle qui est liée à votre compte.

Chacune de vos organisations qui n'est pas celle que vous avez ouverte porte Entrer : il l'ouvre et vous laisse sur ce même écran, avec son nom, ses personnes et, si c'est une supplémentaire, l'option de la supprimer. Une organisation en attente de paiement porte Finaliser le paiement à la place.

Une organisation à vous peut porter en plus une pastille d'état : En attente de paiement ou Gelée. Celles qui fonctionnent normalement n'en portent aucune.

Qui travaille avec une seule organisation voit une seule ligne et le bouton Créer une organisation ; rien d'autre ne change. Le sélecteur du menu latéral liste les mêmes organisations, avec l'état à côté de celles qui ne fonctionnent pas.

Créer une autre organisation

Cliquez sur Créer une organisation, saisissez le Nom et cliquez sur Créer et choisir un forfait. Vous arrivez directement dans l'Abonnement de la nouvelle pour choisir un forfait et payer.

Il y a deux sortes d'organisation :

• La principale est celle qui naît avec votre compte. Elle peut avoir le forfait gratuit et l'essai.
• Les supplémentaires sont toutes les autres. Chacune a son propre forfait, ses crédits, son bot, ses tags, ses canaux, ses collaborateurs et ses factures, et elle est toujours payante : ni forfait gratuit ni essai. La créer n'oblige pas la principale à payer.

Avant d'en créer une, vous devez avoir votre e-mail confirmé. Il existe un nombre maximal d'organisations par personne, en comptant toutes les vôtres : la principale, les actives, les gelées et celles en attente de paiement. Si vous l'atteignez, l'application vous prévient pour que vous en supprimiez une que vous n'utilisez pas ou que vous écriviez à l'Assistance.

Gelée et en attente de paiement

Une supplémentaire qui n'a jamais été payée est En attente de paiement. On ne peut rien en faire d'autre que payer : en entrant, vous ne voyez que l'avertissement avec le bouton Finaliser le paiement, qui mène à son Abonnement. Si elle n'est pas payée sous 7 jours, elle est supprimée toute seule ; sa ligne dans la liste indique à partir de quel jour.

Une supplémentaire qui cesse de payer —parce que vous résiliez l'abonnement, que le prélèvement échoue après les jours de grâce ou que vous vous rétractez— devient Gelée, et ne passe jamais au forfait gratuit. Gelée :

• elle ne publie rien : ni à la main, ni depuis la file, ni avec la publication automatique ; la file et la publication automatique de chaque canal sont désactivées ;
• elle ne dépense pas de crédits, pas même le solde que vous avez acheté, qui est conservé ;
• elle conserve tout le reste : canaux, modèles, files, collaborateurs et paramètres, que vous pouvez toujours modifier.

En entrant, un bandeau en haut affiche Réactiver l'organisation. Payer un forfait la réactive, mais la file et la publication automatique ne se rallument pas toutes seules : vérifiez ce qui était en attente et relancez-les vous-même. Si le forfait souscrit est inférieur à l'ancien, ce qui ne rentre pas est archivé ou suspendu, comme lors de tout passage à un forfait inférieur. Les collaborateurs voient le même avertissement sans le bouton, précisant que seul le propriétaire peut la réactiver.

Quitter une organisation

Dans l'organisation d'un tiers, la ligne affiche Quitter. Une confirmation vous est demandée : dès que vous acceptez, vous perdez immédiatement l'accès ; si vous y travailliez, vous passez à votre organisation principale. Cela ne supprime pas votre compte, et ce que vous y avez publié reste tel quel. Si vous voulez revenir, le propriétaire doit vous inviter à nouveau.

Le propriétaire ne quitte pas la sienne : il la supprime (si c'est une supplémentaire) ou supprime son compte.

Supprimer une organisation supplémentaire

Entrez dans la supplémentaire que vous voulez supprimer, avec Entrer sur sa ligne de Vos organisations, et descendez jusqu'à Supprimer cette organisation, la zone rouge à la fin. Elle n'apparaît que sur une supplémentaire à vous et tant qu'elle est l'organisation active ; la principale ne se supprime pas séparément.

Avant de confirmer, l'écran indique ce que cela coûte :

• Si elle a un abonnement payant, il est résilié sur-le-champ et le reste de la période est perdu. Si vous voulez que nous vous remboursions la part proportionnelle, demandez-le par e-mail à l'adresse qui y figure ; si vous préférez conserver le forfait jusqu'à sa date, annulez l'abonnement au lieu de supprimer l'organisation.
• S'il lui reste un solde de crédits achetés, vous devez choisir quoi en faire (aucune option n'est cochée par défaut) : Je souhaite l'utiliser avant de supprimer, Je renonce à mon solde, sans remboursement ou Je demande son remboursement. Rien ne sera supprimé si vous ne choisissez aucune option, ni si vous choisissez de l'utiliser : revenez quand vous l'aurez dépensé.
• Vous pouvez Télécharger mes données de facturation avant de supprimer.

Ce que la loi oblige à conserver de ce qui a été prélevé est gardé dissocié de vous : Abonnement et crédits l'explique.

Avoir payé une supplémentaire que vous supprimez ensuite empêche de demander l'essai gratuit dans votre organisation principale pendant 24 mois.

workspaces Changer d'organisation

Quand vous en atteignez plus d'une, le menu latéral affiche le bloc Organisation active, au-dessus de celui de canal.

Celle que vous choisissez est l'organisation active, et c'est sur elle que travaille tout le reste : Créer une offre, les éditeurs, la file et la publication automatique. Chaque personne a son propre canal actif dans chaque organisation : passer de l'une à l'autre vous ramène donc au canal où vous étiez la dernière fois que vous y avez travaillé, et deux personnes de la même organisation ne se marchent jamais sur le canal.

Le choix est mémorisé d'une session à l'autre.

Pour quitter l'organisation d'un autre, utilisez Quitter, dans Vos organisations, ou demandez à son propriétaire de vous retirer l'accès depuis la section Organisation.